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在invoice明細制度下，為了要扣除進貨、購買時所支付的消費稅額，除了在帳簿上需明記規定事項外，還需要保存供應商提供的invoice發票。但其中有一些收不到invoice發票的交易，例如支付員工的差旅費或交通費等等。讓我們一起來確認實務上對應的方法。

向免稅業者採購(進貨)時的處理

Q1. 根據過渡措施，從令和5年10月1日到令和8年9月30日，即使是從無法發行invoice明細的免稅業者購買應稅商品，也能夠將支付的80%消費稅額算入扣除稅額裡。請問這種時候該怎麼記帳?

A1.如果是不含稅會計，請將可扣除的80%的消費稅額用仮払消費税(暫時支付的消費稅)計入，並將不可被扣除的20%金額加進商品、進貨的物品等，相當於20%的金額被處理作為交易對價，包含在金額中。

●範例（本則課稅/不含稅會計）
令和5年11月1日，從免稅業者經營的國內商店購買了辦公用品，並支付了55,000日圓的購買費用。
-設備及耗材費 51,000 / 現金 55,000
-仮払消費稅 4,000 
需要注意的是，當購買資產並要判斷是否能以少額減價償卻資產特例進行償卻的時候，以及當判斷餐飲費是否以交際費計入時(5,000日圓標準) ，其判斷金額須包含未被扣除的20%消費稅。而這個過渡措施的適用條件為：

1. 須保存免稅業者開立的發票明細，且發票內容必須滿足「區分記載請求書」的記載事項。
2. 須保存有記錄並且標明80%扣除特例的帳簿（日記帳/分類帳）。
    

Q2. 支付給員工的通勤津貼是應納消費稅的，但無法從員工那裡收到invoice發票，請問應該怎麼做？

A2. 根據薪資規定等支付給員工的通勤津貼（被認可的通勤所需金額），只要將記載特定項目的帳簿進行保存，便可算入扣除金額。
「記載特定項目的帳簿」是指在摘要欄等中記載了以下事項的日記帳或分類帳。

1.  購買對象的名稱
2.  購買日期
3.  購買商品或服務的詳細資料
4.  購買時支付的金額
5.  標明此為通勤津貼的說明　* 無需填寫領取通勤津貼的員工的地址。

Q3. 在支付員工出差的差旅費、食宿費，或是精算員工代墊的費用時是否需要invoice發票？

A3. 關於出差費的對應方式，會因根據規定的出差費來支付，或是由員工先代墊支付再進行精算，其對應方式將有所不同。

1. 依出差費規定等支付員工實際費用的金額或每日津貼時，只要保留記載特定項目的帳簿可進行消費稅扣除。如果是精算員工代墊的金額時，原則上需提供「收據抬頭為公司的發票」。
2. 如果只有抬頭為員工本人的發票，便需要員工本人準備“立替金清算書”（代墊付款結算單）。

3. ※含稅金額未滿3萬日圓時，適用公共交通的特別規定。

Q4. 關於3萬日圓以下的公共交通費（電車、巴士、船）不用保存invoice的特例（公共交通特別條例），請問有什麼需要特別注意？

A4.「3萬日圓以下」是指單一筆交易的含稅金額不超過3萬日圓（電車、巴士、船）。例如，購買電車票時，即使單程車票低於3萬日圓，若是來回車票超過3萬日圓便需要invoice發票。又或者1個人金額未滿3萬日圓，但多人一起購買、總金額在3萬日圓以上時也需要invoice發票。要注意的一點是，機票費、計程車費、停車費等（電車、巴士、船以外）是需要保存invoice發票的。


Q5. 當員工代墊付款購買工作所需的備品時，收到的發票若是抬頭為員工而非公司的時候該怎麼辦？

A5. 請員工準備“立替金清算書”（代墊付款結算單）並且保存抬頭為員工的invoice發票。


Q6. 每個月計入的租賃費用（リース引取）是否需要保存invoice發票？

A6. 如果是在令和5年10月1日以後的租賃資產契約，租賃公司（出租人）將須在租賃資產交付時開立租賃交易全額的invoice發票，而承租人需保留交付時收到的invoice發票並以此為根據，每個月記帳時將租賃費用的消費稅算入消費稅扣除稅額（仕入税額控除）。