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電子交易資料的保存實務~寬裕措施期間該做什麼?~

May 31, 2022

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從令和4年1月開始,事業者交易的電子交易紀錄、電子資料保存因電子帳簿保存法(※註)而義務化。
但寬裕措施到令和5年12月31日為止,印刷的紙本保存也被允許,所以在這之前必須先整備好電子交易資料的保存體制。
(※註)限法人稅、申告所得稅的納稅義務者。

為何要從現在開始進行準備電子資料交易的保存呢?

  1. 何為電子資料保存?

電子交易為買賣雙方之間的交易資訊使用電子的方式傳遞。例如在網路上索取或提供請求書、在網路拍賣的購入、電子信箱等的報價單或訂購發送等也算是電子交易。

像這樣電子交易的相關資訊(電子交易資料),因令和3年的電子帳簿保存法的改正,印刷保存的方法將不再承認。

換言之就是,若是紙本收取的東西就用紙本的方式保存,而電子檔案收取的資料,則必須保存著電子檔案。

但是,電子交易的寬裕措施到令和51231日為止,一定的檔案則可以像至今的方法一樣,將電子檔案印刷保存並被認可。

另外,紙本的請求書或領收書掃描之後的電子檔案保存由企業方自由規定。

  1. 現在開始電子檔案保存的動作

令和510月開始消費稅的請求書制度,請求書的發行‧受領及會計處裡業務流程會有巨大的改變,因此需要提前準備。

電子交易資料的保存義務化背景

  1. 電子交易資料的證明效力擔保

這次為什麼稅務局會如此急轉彎地將電子保存轉為義務呢?

隨著社會經濟數位化、交易紀錄的電子檔常用來傳遞,發生電子交易資料及其書面的同一性(證明效力)並沒有被百分百的認同。因此停止書面保存制度,將電子資料保存這件事情轉化成義務性

  1. 今後的稅務行政將會依電子為標準

社會全體的電子化正在推動中,國稅廳也從申告‧屆出、納稅、諮詢業務等各方面稅務,稅務署也漸漸不再需要動身移動,將全體稅務行政電子化。

  1. 會計作業數位化的必須流程

中小企業被認為還有許多沒有進行電子交易,中小企業也是漸漸要將請求書或領收書等的利用網路的方式收發

  1. 今後,隨著無現金交易的普及,請求書及領收書等也將漸漸無紙張化。

另外,當客戶通知您要將提供電子檔時,很少會拒絕,因此,未來電子交易被預測會越來越頻繁。

令和510月開始,消費稅的請求書制度開始後,帳簿以及請求書發票的保存期限為7年,因此必須考慮長期保存電子交易資料的往來請求書。

從現在開始準備電子交易資料的保存體制,能夠幫助請求書收據的保存、會計業務的無紙化、數位化,進而提高生產力。

不過,考慮到會計體制及系統的重整與準備相當需要時間,

從現在開始準備電子交易資料的保存體制也是必要的。

寬裕措施期間該做的事是什麼?

寬裕措施在開始適用(令和411)之前,令和312月以前進行修改,其內容只是出於運用上的考量。因此從令和61月開始一律不接受將電子資料使用印刷的方式紙本保存

令和4年為電子交易資料的電子檔案保存準備期間,首先要先找出公司的電子交易資料,並檢討其保存方法及電子保存系統(參照圖表)

接著改善會計作業的流程,安心迎接令和61月的到來。

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