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電子交易資料的保存實務②

Jun 07, 2022

目錄

~掌握公司內部的電子交易~(共三回)
電子交易資料之中,除了電子信件附加的請求書等資料(PDF資料等),還有其他各式各樣的形式。將這些一個不漏地收集起來保存,對於公司內部的業務流程的整備非常重要。首先就先詳細確認電子交易資料吧。

確認從交易方取得的全部(紙‧電子)文件

  電子交易資料並不單單指的是電子信箱附加的請求書等等資料。從網路販賣的網站下載及截圖、擷取的請求書‧領收書、信用卡的明細資料、交通IC卡的支付資料、無紙化功能的影印複合機的資料接收等等都算是。

  與其直接確定「沒有進行電子交易」,不如先找出自家公司所進行的電子交易紀錄。

  因此,需全部掌握在稅法上應保存的紙本文件及電子交易資料(以下稱文件等)。文件等的實際狀況調查時,可以像以下的方式,將每個交易方的文件等設定篩選。

  • 交易方(從何而來、或是到哪裡)
  • 文件等的種類(請求書、領收書)
  • 接收部門‧擔當(保管部門‧擔當)
  • 文件等的接收方式(PDF或紙本等)
  • 文件等的張數(一個月份的保存容量及作業量)

 文件等的篩選可以設定「估價→接單→出貨→銷售」「契約‧收貨→到貨‧進貨→支付」等配合自家公司的商流、文件等可分為「自家發行的文件等」及「自家接收的文件等」(參照圖表)。

將全部門、全員工‧從業員作為對象,進行文件等的實際狀況調查

文件等的實際狀況調查對象並不只有會計部門,全部門、全員工‧從業員都在對象內。例如收取文件等時,員工或從業員進行的代墊費用結算等,因此,關於電子交易資料,需要注意以下幾點。

  1. 使用私人電子信箱等

  員工或從業員使用私人信箱進入網站購買機票或車票時會發生需要私人的信箱密碼才可以登入下載請求書或領收書。像這種案例,可以從個人使用電子資料的方式提出,改變業務上的流程。

  1. 鎖上密碼的添加資料

  在電子郵件中傳遞的請求書若有鎖上密碼,要將密碼解除後再保存還是將密碼與檔案一起保存等,需要依照能夠閱覽的狀態進行保存。

  另外,使用電子郵件添加URL下載存取的方式時,需要注意下載的有效期限

  1. LINE或訊息的交易

  擔當者使用個人LINE帳號進行電子交易資料的交易時,下載的訊息履歷、附加資料等的電子交易資料,由擔當者提出申請。

  歷史的下載紀錄等無法下載時,需要試試使用其他的工具或其他辦法。

  1. 內部牽制也需要檢討

  使用私人的LINE或訊息、信箱等進行電子交易,發生不正當、錯誤等的風險會變高。

  藉由這次機會,整備內部牽制的社內規模等等也是需要合併一起解決的。

公司自行發行的相關文件等也不要忘記確認

 電子交易資料的保存,對於公司自行發行的請求書或領收書等收據也是保存的對象。其代表例為:與交易方使用電子郵件發送請求書。

 公司自行發行的電子交易資料相關需事先決定一個電子資料的保存規則。

 另外與交易方的電子交易資料的保存體制整備狀況也有關係,因此事先調整並調查與交易方之間的電子交易存取相關事宜。

電子資料的保存方法將於下回進行解說。

出處:JIIMA電子帳簿保存法活用したデジタル・スタートブック202010月)」

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